مزایا و معایب اتوماسیون اداری:
مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آنها است. و به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجازی ارتباطات با سرعت بیشتر است. و اتوماسیون اداری موجب می گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختیار مدیران قرار گیرد.
به طور کلی، مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای مستقیم و مزایای غیرمستقیم تقسیم می شود:

2-4-2-1)مزایای مستقیم :
افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کــــــار. معمولاً این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از:
1- کنترل بهتر بر کار، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار؛
2- تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می گیرد، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می شود؛
3- فعالیتهای غیر مولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود؛
4- سازماندهی پرسنل بهتر انجام می شود. چرا که با استفاده از امکانات کنفرانس تلفنی، مسافرت و گردهمایی کمتر می گردد.
2 -4-2-2 )مزایای غیرمستقیم:
این مزایا غیر کمی هستند و ممکن است از طریق سودآوری و رشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند، این مزایا عبارتند از:
1- وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر؛
2- نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات؛
3- به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهــای خاص، رضایت شغلی آنها افزایش می یابد؛
4- به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضایت مشتریان بیشتر می شود؛
5- رقابت بیشتر سازمانها از طریق استفاده از منابع اطلاعــــــاتی و قابلیت لازم برای عکس العمل نسبت به فشارها و فرصتها.
اما کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری معایبی را نیز در بردارد که عبارتند از:1- ایجاد تغییرات در محیط انسانی 2-نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی در کارها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیتها3- پیچیده شدن و سختی کار با سیستم ها 4-بروز اخلاق وتوجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سیستم 5-مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه6- نپذیرفتن سیستم های مکانیزه توسط مدیران و یا کارکنان7-کم شدن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب .

دسته بندی : علمی