مطابق ماده ۲۶ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴، «در مواردی که سردفتر یا دفتریار کفیل دفترخانه، طبق حکم دادگاه انتظامی بـه انـفصال‌ دایم‌ یا سلب صلاحیت محکوم و یا مستعفی یا بازنشسته می‌شود و بالنتیجه دفترخانه تعطیل می‌گردد، مسؤول دفترخانه باید بلافاصله اقدام به تحویل کلیه دفاتر و اسناد و اوراق مربوط‌ به‌ دفترخانه بنماید و نیز کـلیه وجـوه و اوراق بهادار که به هر عنوان به او سپرده شده، طبق دستور ثبت محل به دفتریار دفترخانه یا به دفترخانه‌ای که تعیین‌ می‌شود، حسب‌ مورد تحویل دهد و در‌ صورت‌ امتناع‌ به ۶ مـاه الی یـک سال حبس جنحه‌ای محکوم خواهد شد. و همین حکم در مورد سردفتر یا دفتریاری که به‌ علت‌ بیماری‌ یا حادثه، قدرت لازم را برای انجام وظیفه‌ ـ به تشخیص پزشک و تأیید سازمان ثبت اسـناد و امـلاک کـشور ـ از دست داده باشد، در صورت امتناع‌ نـیز‌ جـاری‌ است.»

دفـترخانه اسناد رسمی، واحد وابسته به قوه قضاییه است‌ و برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی، طبق قوانین و مقررات مربوط تشکیل می‌شود. سازمان و وظـایف دفـترخانه، تـابع‌ قوانین‌ و نظامات راجع به آن است. اداره امور دفترخانه اسناد رسـمی‌ نـیز‌ به عهده شخصی است که با رعایت مقررات این قانون، بنا به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد‌ و املاک‌ کشور، بـا جـلب نـظر مشورتی کانون سردفتران و در مراکزی که کانون‌ سردفتران‌ تأسیس‌ نشده بـا نظر مشورتی رییس حوزه قضایی به موجب ابلاغ رییس سازمان ثبت اسناد‌ و املاک‌ که معاونت قوه قضاییه را عـهده‌دار مـی‌باشد، مـنصوب و «سردفتر» نامیده می‌شود.[۱]

دفتریار اول، سمت‌ معاونت‌ دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را دارا است و به پیشنهاد سردفتر و به‌ موجب‌ ابلاغ سازمان ثـبت اسـناد و امـلاک کشور برابر مقررات قانون دفاتر اسناد رسمی‌ منصوب‌ می‌شود.[۲]

مطابق تبصره ماده ۷ قـانون دفـاتر اسـناد رسمی، «کفیل دفترخانه باید واجد همان شرایط باشد‌ که‌ برای سردفتر مقرر است» و «سـردفتر مـسؤول کـلیه امور دفترخانه است و دفتریار‌ اول‌ مسؤول اموری است که به موجب مقررات به عهده او مـحول شـده و یا از‌ طرف‌ سردفتر‌ در حدود مقررات انجام آن امور به او ارجاع می‌شود. در مورد‌ اخیر، سـردفتر و دفـتریار، مـسؤولیت مشترک خواهند داشت. در هر مورد که بر اساس مقررات این قانون‌ دفتریار، به جـای سـردفتر انجام وظیفه می‌کند، مسؤولیت دفتریار همان مسؤولیت سردفتر است‌ و همین حکم در مورد سـردفتری کـه کـفالت‌ دفترخانه‌ دیگری‌ را به عهده دارد، نسبت به امور‌ کفالت‌ جاری خواهد بود.[۳]

طبق ماده ۱۳ آیین نامه دفـاتر اسـناد رسمی مصوب ۱۳۵۴؛ «در‌ موارد مرخصی و معذوریت و تعلیق‌ و انفصال‌ موقت‌ سردفتر، کفیل دفترخانه از بـین دفـتریاران واجـد‌ شرایط‌ سردفتری و یا سردفتران همان حوزه ثبتی توسط ثبت منطقه تعیین می‌گردد..» و مطابق بندهای ۵، ۶ و ۷ مـاده شـش قـانون دفاتر‌ اسناد‌ رسمی مصوب ۱۳۵۴، دفتریاران زیر‌ واجد‌ شرایط سردفتری‌اند:

۱ ـ دفتریارانی که دارای گواهی قـبولی امـتحان مخصوص سردفتری و دفتریاری‌ موضوع شق سوم ماده ۱۰‌ قانون‌ دفاتر‌ اسناد رسمی، مصوب‌ ۱۳۱۶‌ باشند، به شرط داشـتن‌ پنـج‌ سال سابقه دفتریاری.

۲ ـ دفتریارانی که دارای دیپلم کامل متوسطه باشند، به شرط‌ داشتن‌ هـفت سـال سابقه دفتریاری اول

۳ ـ دفتریاران اول‌ که‌ در‌ تاریخ‌ تصویب‌ این قانون، شاغل‌ بوده‌ و ۱۵ سـال سـابقه دفتریاری، اعم از متناوب و مستمر داشـته باشند.

مـطابق ماده ۲۶ قـانون‌ یـاد‌ شـده، چنانچه سردفتر یا دفتریاری که کـفیل دفـترخانه‌ است، طبق‌ حکم‌ دادگاه‌ انتظامی‌ به انفصال دایم یا سلب صلاحیت مـحکوم و یـا این که مستعفی یا بازنشسته شـود، یا این که بـه عـلت بیماری و یا حادثه، قدرت لازم را‌ بـرای انـجام وظیفه ـ به تشخیص پزشک و تأیید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ـ از دست داده باشد و دفـترخانه تـحت تصدی سردفتر یا دفتریار کـفیل دفـترخانه تـعطیل‌ گردد؛ مسؤول دفـترخانه بـاید اقدام به تحویل کـلیه دفـاتر و اسناد و اوراق مربوطه و وجوه و اوراق بهادار به دفتریار دفترخانه یا دفترخانه‌ای که اداره ثبت محل ـ طبق‌ مـوازین‌ قـانونی ـ تعیین می‌نماید، تحویل دهد، در غیر ایـن صـورت و امتناع شـخص از تـحویل مـدارک مربوطه، مشارالیه مسؤولیت کـیفری خواهد داشت.